Interview met Sebastiaan van Lunteren en Eline van Schaik, Programma Directie Covid Informatie & Coördinatie

Praktijkverhalen | 17-09-2024 | Het ministerie van SZW

Ontwerpende aanpak

Om de aanpak van corona effectief en efficiënter aan te vliegen gaat in 2021 het ontwerpteam PD-CIC van start. De uitgangspunten van de ontwerpende aanpak zijn gebaseerd op de methodiek Design Thinking: klein beginnen en vervolgens opschalen, beginnen met onderzoek, aannames testen en verbeteren en leren van de praktijk. Bij een ontwerpende aanpak is vooraf de uitkomst niet bekend. Dit leverde aan het begin best wat weerstand op, omdat er vooraf veel onzeker is en dat is niet des ‘ambtenaar’.  Een goed succesvol voorbeeld was ‘Prikken zonder afspraak’. De vaccinatiegraad bleef op een gegeven moment hangen rond 80 procent. Uit onderzoek op straat bleek dat een hoop mensen het maken van een afspraak gedoe vonden of ze hadden geen agenda. Naar aanleiding van dit onderzoek voerde het ontwerpteam, in afstemming met de GGD’s, ‘prikken zonder afspraak’ in, waarna de vaccinatiegraad verder steeg. Beginnen met onderzoek leverde hier dus direct een oplossing op.

Een ander goed voorbeeld van testen en verbeteren was het platform ‘Mijn vraag over corona’. Hier konden gebruikers feedback achterlaten en werd continue gemonitord waar bezoekers naar zochten. Dit werd wekelijks verwerkt op het platform, zodat de gezochte informatie direct zichtbaar was.

Crisisteam versus projectteam

Sebastiaan was vanaf oktober 2020 betrokken bij het vaccinatieteam, een voorloper van PD-CIC. Eline was vanaf september 2022 werkzaam bij PD-CIC, als projectmanager. Waar Sebastiaan nog aansloot op het hoogtepunt van de crisis en zijn team ook echt als crisisteam opereerde, sloot Eline aan op het moment dat het crisisteam omgezet werd in een projectteam. Sebastiaan geeft als sprekend voorbeeld van een crisisteam dat er eigenlijk geen rollen waren, maar dat de opdracht was: ga maar doen! ‘De instroom van collega’s was in de begin maanden enorm hoog, ik moest na 4 weken in dienst, twee collega’s inwerken’, aldus Sebastiaan. Bij Eline, daarentegen, was er juist sprake van uitstroom van collega’s. Mensen die graag in een crisis team werkten, maar minder graag in een meer reguliere programmaorganisatie.

Sfeer in het team

Sebastiaan omschrijft de begintijd van het team als: ‘druk: vooral vanuit de politiek en media, hecht: het gevoel van wij tegen de wereld en continue doorwerken: weekenden bestonden niet’. Het was een bijzondere, maar ook heftige tijd. Heftig, omdat veel ondernemers dicht moesten en de ziekenhuizen vol lagen met zieke mensen. Bijzonder, vanwege de sfeer in het team en omdat hiërarchie niet meer bestond. Vlak voor kerst 2021 moesten alle collega’s terugkomen, vanwege een plots Kamerdebat. In één uur tijd werd het debat samen met minister Hugo de Jonge geoefend. Enorm efficiënt en laagdrempelig.

Samen werken aan één opgave

Dat onder druk alles vloeibaar wordt, wordt uit dit gesprek wel duidelijk. De programma directies waren eigenlijk geen beleidsdirecties meer. Zo hield Sebastiaan zich onder meer bezig met de beveiliging van de corona vaccins en was meer praktisch en uitvoerend bezig. Ook vielen de ‘muren’ tussen directies en uitvoerende organisaties weg. Collega’s van het RIVM en andere directies, zoals communicatie, IZ, PG en GMT waren geïntegreerd in de directie en in verband met de Kamerdebatten was er dagelijks contact met RIVM en GGD collega’s. Een schoolvoorbeeld van samen aan één opgave werken.

Ontwerpende aanpak niet minder relevant

Eline en Sebastiaan zien dat nu de crisis voorbij is dat de heersende normen weer naar boven komen binnen het ministerie en dat het tempo van de besluitvorming lager ligt. Terwijl, tijdens de crisis de norm was: laten we het maar proberen. Maar zij signaleren ook dat de ontwerpende aanpak binnen de overheid aan terrein wint en dat er meer draagvlak is om de samenleving en de uitvoering bij het maken van beleid te betrekken. Zo heeft het team i-realisatie van VWS een deel van de competenties en werkwijze voor ontwerpend werken in huis.

Tips voor opgave gericht werken

Op de vraag of Eline en Sebastiaan tips hebben voor de collega’s op opgave gericht werken, geeft Eline aan: ‘Opgave gericht werken is een paraplu begrip, maar heb het lef om in gesprek te gaan met diegene voor wie je het doet. Beperk jezelf niet tot een focusgroep of rapportage, maar blijf je aannames checken’.  Sebastiaan sluit zich hier volledig bij aan: ‘Eens, er is zoveel onbenut onderzoekspotentieel. De overheid heeft hierin een wereld te winnen’.

Ontwerpende aanpak in Leren & Ontwikkelen

Op de vraag: hoe kunnen we de geleerde lessen van jullie integreren in leren en ontwikkelen, antwoord Sebastiaan: ‘je wordt als ambtenaar gescreend en getraind op je politieke en bestuurlijke sensitiviteit’, hier zouden we aan toe moeten voegen: burger sensitiviteit. Zij zijn je doelgroep. Uiteindelijk maakt dit je beleid veel effectiever. Maar, het is ook eng, want je geeft als ambtenaar je anonimiteit op’. Eline voegt hieraan toe: ‘De overheid moet Design Thinking gebruiken en er beter in worden. Je tast soms in het duister, maar je neemt beslissingen met meer inzichten en data van buitenaf. Daarnaast zie ik binnen de overheid zoveel onderwerpen waar de ontwerpende aanpak goed zou passen’. Zij geeft dan ook als tip om advies in te winnen bij de flexpool van het ministerie van VWS en SZW mocht je de ontwerpende aanpak willen gebruiken voor een opgave.

Trots op…

Als afsluiting van dit gesprek geven Sebastiaan en Eline aan dat ze trots te zijn dat het gelukt is om de inzichten van tienduizenden Nederlanders op te halen en aan de voorkant mee te nemen in de uitwerking van beleid. Daarnaast zijn ze trots op het pionierende werk; dat ze als team een blauwdruk hebben neergezet voor een compleet ontwerpteam binnen de muren van een ministerie.

Borgen van de lessen

Per 1 juni 2024 zijn de covid directies van VWS opgeheven. Sebastiaan en Eline doen inmiddels andere tijdelijke klussen binnen respectievelijk VWS en SZW. Hun ervaring nemen zij mee en daarnaast proberen zij de geleerde lessen zo veel mogelijk te borgen. Zo heeft Sebastiaan een artikel geschreven over de geleerde lessen bij PD-CIC. Dit artikel vind je op deze website. Het zoomt inhoudelijk verder in op de ontwerpende aanpak en wat dit heeft opgeleverd.

Daarnaast kijken we vanuit het LO-Plein mee hoe we de geleerde lessen verder kunnen borgen binnen ons opleidingsaanbod. Kijk ook eens bij ons aanbod binnen het thema ‘Grenzeloos en Innovatief Samenwerken’ in ons Opleidingspaspoort. Hier vind je o.m. trainingen Design Thinking en ‘Leer je eindgebruiker kennen’.